Dział Kadr i Rozwoju Pracowników
Do zakresu działania należy:
- realizacja ustalonej przez Dyrektora polityki kadrowej oraz inicjowanie niezbędnych działań w
- tym zakresie;
- prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy pracowników;przygotowywanie dokumentów i prowadzenie spraw związanych ze stosunkiem pracy;
- realizacja przepisów prawa pracy oraz prowadzenie działalności informacyjnej z tego zakresu wśród pracowników;
- wsparcie działań mających na celu integrację pracowników i budowę dobrych relacji;
- opracowanie rocznych planów zatrudniania i rozwoju kompetencji pracowników;obsługa umów cywilno-prawnych osób fizycznych;
- obsługa pracowników w zakresie medycyny pracy;
- kontrola formalna i rachunkowa rozliczeń kosztów krajowych podróży służbowych;prowadzenie logistyki w zakresie transportu służbowego;
- kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, porządku i dyscypliny pracy;przeprowadzanie okresowej oceny pracowników;
- inicjowanie i koordynowanie polityki szkoleniowej i innych form podnoszenia kwalifikacji pracowników;
- współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie obsługi szkoleń i rozwoju zawodowego pracowników;
- prowadzenie procesu praktyk, staży i wolontariatów;
- koordynowanie działań związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy;
- współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie obsługi szkoleń i rozwoju zawodowego pracowników;
- przekazywanie do ZUS dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, umowami cywilno-prawnymi i ubezpieczeniem zdrowotnym pracowników, zleceniobiorców oraz członków ich rodzin;
- planowanie, ewidencja i kontrola wykorzystania funduszu płac oraz funduszu świadczeń socjalnych;
- współpraca z pozostałymi działami w zakresie przygotowywania oraz wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych;
- nadzór i kontrola podstawowych komórek organizacyjnych w zakresie spraw pracowniczych;
- realizowanie zadań z zakresu wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości;
- sporządzanie sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie kadr; organizowanie, prowadzenie oraz nadzorowanie procesów rekrutacji i adaptacji pracowników;
- obsługa pracowników i najemców w zakresie korzystania z parkingów na terenie Instytutu w Gliwicach.
Dział Płac
Do zakresu działania należy:
- obliczanie wynagrodzeń oraz
sporządzanie list płac związanych ze stosunkiem pracy
i umowami cywilno-prawnymi dla osób fizycznych oraz innymi rodzajami wynagrodzeń; - naliczanie i odprowadzanie do ZUS składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
- naliczanie i odprowadzanie składek do PPK;
- porządzanie i wysyłka miesięcznych deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów dla osób ubezpieczonych;
- sporządzanie sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie płac;
- współpraca z kancelariami komorniczymi i działami egzekucyjnymi urzędów skarbowych w zakresie postępowań egzekucyjnych z wynagrodzeń i zasiłków;
- kontrola formalna i rachunkowa rozliczeń kosztów zagranicznych podróży służbowych;
- obsługa i ewidencja operacji pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej;
- sporządzanie i wysyłka deklaracji i informacji podatkowych związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz przekazywanie należnych zobowiązań do urzędu skarbowego;
- wyliczanie podstaw do zasiłków: chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich;
- obsługa ubezpieczenia grupowego pracowników;
- obsługa pracowniczego planu kapitałowego.
Dział Kancelarii Ogólnej
Do zakresu działania należy:
- obsługa odbioru i wysyłki listów i przesyłek kurierskich;
- dystrybucja przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych;
- rejestracja faktur w systemie elektronicznego obiegu dokumentów;
- obsługa posiedzeń Rady Instytutu;
- obsługa centrali telefonicznej;
- prowadzenie archiwum dokumentów i akt.