Dział Kadr i Rozwoju Pracowników (ZK)

Do zakresu działania należy:

• realizacja ustalonej przez Dyrektora polityki kadrowej oraz inicjowanie niezbędnych działań w tym zakresie;
• prowadzenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy pracowników;
• przygotowywanie dokumentów i prowadzenie spraw związanych ze stosunkiem pracy;
• realizacja przepisów prawa pracy oraz prowadzenie działalności informacyjnej z tego zakresu wśród pracowników;
• wsparcie działań mających na celu integrację pracowników i budowę dobrych relacji;
• opracowanie rocznych planów zatrudniania i rozwoju kompetencji pracowników;
• obsługa umów cywilnoprawnych osób fizycznych;
• obsługa pracowników w zakresie medycyny pracy;
• kontrola formalna i rachunkowa rozliczeń kosztów krajowych podróży służbowych;
• prowadzenie logistyki w zakresie transportu służbowego;
• kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, porządku i dyscypliny pracy;
• przeprowadzanie okresowej oceny pracowników;
• inicjowanie i koordynowanie polityki szkoleniowej i innych form podnoszenia kwalifikacji pracowników;
• współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie obsługi szkoleń i rozwoju zawodowego pracowników;
• prowadzenie procesu praktyk, staży i wolontariatów;
• koordynowanie działań związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy;
• współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych w zakresie obsługi szkoleń i rozwoju zawodowego pracowników;
• przekazywanie do ZUS dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, umowami cywilno-prawnymi i ubezpieczeniem zdrowotnym pracowników, zleceniobiorców oraz członków ich rodzin;
• planowanie, ewidencja i kontrola wykorzystania funduszu płac oraz funduszu świadczeń socjalnych;
• publikacja i rejestracja wewnętrznych aktów normatywnych;
• nadzór i kontrola podstawowych komórek organizacyjnych w zakresie spraw pracowniczych;
• realizowanie zadań z zakresu wymaganej przepisami prawa sprawozdawczości;
• sporządzanie sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie kadr;
• organizowanie, prowadzenie oraz nadzorowanie procesów rekrutacji i adaptacji pracowników;
• obsługa pracowników w zakresie korzystania z parkingów na terenie Instytutu w Gliwicach.

Dział Płac (ZP)

Do zakresu działania należy:

• obliczanie wynagrodzeń oraz sporządzanie list płac związanych ze stosunkiem pracy i umowami cywilnoprawnymi dla osób fizycznych oraz innymi rodzajami wynagrodzeń;
• naliczanie i odprowadzanie do ZUS składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
• naliczanie i odprowadzanie składek do PPK;
• sporządzanie i wysyłka miesięcznych deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów dla osób ubezpieczonych;
• sporządzanie sprawozdań na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne w zakresie płac;
• współpraca z kancelariami komorniczymi i działami egzekucyjnymi urzędów skarbowych w zakresie postępowań egzekucyjnych z wynagrodzeń i zasiłków;
• kontrola formalna i rachunkowa rozliczeń kosztów zagranicznych podróży służbowych;
• obsługa i ewidencja operacji pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej;
• sporządzanie i wysyłka deklaracji i informacji podatkowych związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz przekazywanie należnych zobowiązań do urzędu skarbowego;
• wyliczanie podstaw do zasiłków: chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich;
• obsługa ubezpieczenia grupowego pracowników;
• obsługa pracowniczego planu kapitałowego. 

Dział Kancelarii Ogólnej (ZO)

Do zakresu działania należy:

• obsługa odbioru i wysyłki listów i przesyłek kurierskich;
• dystrybucja przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych;
• rejestracja faktur w systemie elektronicznego obiegu dokumentów;
• obsługa posiedzeń Rady Instytutu;
• obsługa centrali telefonicznej;
• prowadzenie archiwum dokumentów i akt;
• prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej.